上班=浪費時間?明確溝通目的、適時給予反饋,「這樣說話」大幅提升工作效率!
職場上最耗時的工作項目 - 溝通
根據調查指出,對上班族而言,最浪費工作時間的 5 件事分別是:
・聯繫顧客與同事
・搜尋資訊
・重複溝通
・安排會議
・不必要的工作
你發現了嗎?在這些事情當中有 3 件事就與人與人之間的「溝通協作」有關,就表示與人溝通可說是在職場上最浪費時間的大魔王!
在職場上,我們都希望能夠提升工作效率,不想進行那些無意義的會議討論、反覆發送訊息與客戶來回溝通、等待同事核對工作進度等繁瑣事項,讓你明明沒做什麼事情,一天就結束了。
職場新鮮人必備的 4 項溝通基本功
想要改善這種浪費時間的惡性循環,迎來更好的工作表現,我們可以從提升溝通效率開始做起,以下整理出4項適用於職場上有效提升溝通效率的技巧!
擔任說話者
需要向他人交代事情、彙整重點傳達給主管的時後,你可以把握這 2 個技巧:
1. 明確交流目的,一次只講一件事
在開口說之前先想清楚你要交代的事情,並準確地向對方傳達,同時注意確認對方是否真的有聽懂你的意思。此外,建議一次只討論一件事情就好,不要一個不小心就讓其它無關的事項模糊焦點或是離題囉!
2. 先講結論,再條列說明
無論是單方面地交代事情,或是雙向、多方的溝通,為了提升效率,建議在最一開始就先「開門見山」地把最核心的重點、結論說清楚,再依序條列式地討論次要的細節,以確保聽的人可以快速接收你想傳達的重點,並有條理、有結構地接收資訊、從中思考。
擔任聆聽者
1. 認真聽不打斷,並適時給予反饋
身為聆聽者,最忌諱的就是中途打斷他人!建議可以在聆聽時認真地聽,確實地接收他人傳達的訊息,避免一抓到關鍵字就下定論,如此也有助於改善資訊不同步的狀況。等待對方說完以後,在適時地針對對方提出的論點給予反饋,營造良性的討論空間,也才能提升溝通的效果!
2. 對不確定的細節提問,切勿悶在心裡
如果對於溝通中的任何細節有疑義,建議可以盡快向對方提問、尋求答案,才不會將疑問一直放在心中,甚至進而讓他成為阻礙溝通、拖延工作進度的障礙。畢竟,在職場上如果有話不說出口,造成了誤會的話可是對誰都沒有好處的!
透過以上的 4 個職場上的溝通技巧,希望能幫助你在職場上更得心應手地與他人溝通,降低「無意義溝通」浪費時間的比率,讓工作效率大進步!
2. John Rampton(2018). 8 Communication Tactics to Eliminate Wasting Time at Work. Retrieved from https://www.entrepreneur.com/article/317451(2022/5/27)
3. 吳凱琳(2019)。浪費時間5元兇「聯絡客戶與同事」居冠。檢自https://www.cw.com.tw/article/5032319(2022/5/27)