上班最累的是處理「人」， 3 招練出讓主管同事都愛你的「溝通GPS」！

溝通是職場上不可或缺的能力

職場上，我們總會有需要與他人溝通協作的情境。好的溝通可以幫助我們創造良好的工作效率、維繫團隊融洽的合作氛圍；而不好的溝通則可能導致進度延宕、甚至釀下不必要的錯誤。

上班族平均花 4 成上班時間，處理各式溝通情境

你有沒有計算過，自己在上班日平均每天花多久時間在和他人溝通呢？

統計指出，上班族平均每周 40 小時的工作時數裡，要花將近 17 小時在「與人溝通」和「釐清溝通內容」上，花費的時間佔比高達總工作時數的四成以上，而且可惜的是，在這些溝通情境當中，有很大一部分都是不必要、或是過於冗長的「無效對話」！

讓上班族最頭痛的 3 種「浪費時間的溝通」

對許多上班族來說，光是要處理好手邊的工作內容就已經很耗心思了，如果還時不時有需要額外花時間處理的對話來攪局，實在是很令人頭痛。以下我們整理了 3 種上班族最討厭遇到的「浪費時間溝通情境」，快來看看你是否遇到過吧！

情境①：冗長無意義的會議

這通常發生在一些沒有明確會議目標、缺發議程規劃的會議，讓參與會議的人也不知道自己需要做什麼，只是靜靜地聽台上的主管說話。

而因為會議缺乏明確目的，會議主持人還可能隨時離題，開始發表一些無關緊要的個人看法，就此拖延了所有人的辦公時間，讓這場會議不僅「有開跟沒開一樣」，還成為浪費員工時間、消耗精神的頭號元凶！

情境②：沒頭沒尾突然開始的對話

當你正在認真處理手邊的工作，同事卻突然沒來由地打斷你，可能是討論公同的工作項目細節，或是單純閒聊，不知不覺就花了你將近半個小時，但這種對話通常沒有明確的目的和結論，是非常浪費時間，卻又讓人不知道該如何拒絕的沒意義溝通！

情境③：大量的電子郵件

會打擾人的無效溝通不僅限於面對面的對話，工作上每天接不完的電子郵件、CC郵件也是擾人的一大元凶。讓人每次一打開電子信箱的介面，就得花上好多時間一一點開，確認是否有和自己相關的內容，讓人沒辦法專注投入工作。

用「溝通GPS」開導航，消滅無意義溝通！

上述的 3 種情境，也曾讓你很困擾嗎？

遇到擾人又浪費時間的無意義溝通情境，可以參考這套由美國知名企業溝通顧問提出的「 1 分鐘 GPS 溝通法則」，只用 1 分鐘，就能簡明扼要地完成高品質對話！

GPS溝通的時間分配

GPS 溝通法則將各種情境下的溝通內容濃縮在 60 秒內，並把 60 秒拆解成「前 15 秒」和「後 45 秒」兩個段落。

GPS 溝通法的前 15 秒是「設定議題框架，快速交代對話目的」，後 45 秒則是「用目標、問題、解決方案( Goal、Problem、Solution, 簡稱 GPS )來摘要對話重點 」，這個方法在面對面溝通、會議、電子郵件和面試、簡報時都能靈活地被運用，達到明確溝通、獲得好感的效果。

GPS溝通實作

用前 15 秒簡潔地向對方表達：「我需要借用你 1 分鐘的時間，和你討論新產品需要延遲上市的緊急情況！」，可以非常快速地讓對方明白事情的緊迫性，並且能在接下來的 1 分鐘集中精神好好聽你說明究竟發生了什麼事。

接下來的 45 秒，將你想表達的重點摘要成：

「我們團隊現在在緊急修復新產品測試時發現的異常（ 目標 ），
　但是我們評估後發現這會導致進度延宕，大約需要再多一個月才能讓新產品上市（ 問題 ），
　所以我們需要你協助聯絡合作廠商，和他們討論如何應對這些異動（ 解決方案 ）」。

透過一分鐘GPS溝通法，可以幫助我們把各種情境對話拆解成「15秒講述對話目的」和「45秒摘要內容」的結構，幫助對方快速了解事情的前因後果，並明確得知他現在需要協助的事項，大幅提升溝通品質！

溝通開導航，練成最強職場溝通法！

本文摘錄自《財星百大企業搶學的‧1分鐘GPS溝通術》，商業周刊出版

作者：克里斯·范寧 CHRIS FENNING

溝通超高效‧1分鐘GPS定位溝通目的！
財富500強公司、英國富時指數100強企業首推職場溝通指南
 
無論你身處在……
簡報會議、信件往來、與領導彙報工作、跟同事討論解決方案、面試
再困難的對話也能化繁為簡，開啟1分鐘的有效對話

「凡事說清楚、講明白其實一點都不難，一切都始於關鍵的第一分鐘。」──克里斯·范寧
 
　→美國最佳圖書獎獲得者、Axiom商務溝通類銅獎、羽翎圖書獎訊息商業書籍銅獎、國際圖書獎決賽入圍者！
　→高實用性與高實踐性，協助100多個國家20,000多次職場溝通，結果實證快速有效！
　→只花一分鐘，套公式就能做到高效溝通！


學會「1分鐘GPS溝通術」，真的只要一分鐘，省時省力就能達到溝通目的，展開高品質對話：
　•    少走彎路，引導聽眾（工作夥伴、客戶、上司）找到解決方案。
　•    溝通意圖明確，聽眾可以判斷對話所需時間，增加溝通意願。
　•    溝通專注在解決問題以及未來可能性，能夠以積極正面的態度博得眾人好感。
　•    任何場合、任何人都能應用，面對面溝通、郵件往來、簡報、面試、即時通訊都能取得成效。